EL COMERCIANTE. OBLIGACIONES
LEGALES
De acuerdo con el artículo 1
del Código de Comercio,
"la ley reputa
comerciantes a todos los individuos que, teniendo capacidad
legal para, contratar, se han inscripto en la matrícula de comerciantes
y ejercen de cuenta propia actos de comercio, haciendo de ello su
profesión habitual".
Resumiendo:
·
Debe
tener capacidad legal para contratar, o sea ser mayor de edad.
·
Estar inscripto
en la matrícula de comerciante.
·
Ejercer
por cuenta propia los actos de comercio (básicamente comprar y vender)
·
Hacerlo
habitualmente (El hacerlo esporádicamente no implica ser comerciante)
El Código
Civil, a su vez, en los artículos 32, 33 y 34, señala que, para obtener esta matrícula, se debe iniciar
un trámite en el Juzgado Letrado de Primera Instancia que esté de turno.
El Código
de Comercio, en el artículo 7, aclara el concepto de acto de comercio: "la ley reputa acto de comercio en general:
1)
toda
compra de una cosa para revenderla o alquilar el uso de ella, bien
sea en el mismo estado en
que se compró o después de darle otra
forma de mayor o menor
valor;
2) toda operación de cambio,
banco, corretaje o remate;
3) toda negociación sobre
letras de cambio o de plaza o cualquier otro
género de papel
endosable...".
Obligaciones legales del
comerciante:
Con
respecto a las obligaciones legales propiamente dichas, comenzamos por el artículo 44 del Código de
Comercio:
"Los que profesan el comercio contraen, por el misino hecho, la obligación de someterse a todos los actos y formas
establecidas en la ley mercantil.
Entre estos actos se cuentan:
1) la inscripción en un registro público de los documentos que según la
ley exigen este requisito;
2)
la obligación de seguir un orden uniforme de
contabilidad en idioma
español y de tener los libros necesarios a tal fin;
3)
la conservación de la correspondencia que
tenga relación con el giro
del comerciante, así como la de todos los libros de
contabilidad;
4)
la obligación de rendir cuentas en los
términos de la ley".
Las cuatro obligaciones
legales enunciadas en este artículo son ampliadas y detalladas en otras partes del Código:
•
Inscripción en el Registro
Público de Comercio,
reglamentada por el
Código en sus artículos 45 a 53.
•
Obligación de mantener un
orden uniforme de contabilidad en los
libros, reglamentada en el Capítulo III, artículos 54 en adelante.
•
Conservación de la
correspondencia y de los libros, reglamentada por
el artículo 80.
•
Rendir cuentas, reglamentada en el
Capítulo IV.
Hay otras obligaciones para
el comerciante, además de las precedentes:
•
debe inscribirse, como ya
señalamos, en la Matrícula de Comerciante;
•
está sujeto a ciertas
obligaciones reglamentadas, tales como las
fiscales, el pago de impuesto, y los compromisos laborales con sus empleados;
• También está sujeto a las
obligaciones derivadas lógicamente de su actividad: con acreedores, proveedores, bancos, etc.
LIBROS DE COMERCIO. DISPOSICIONES LEGALES
De acuerdo con lo que dispone el artículo 55 del
Código de Comercio, los
comerciantes deben tener indispensablemente tres libros:
·
Libro Diario;
·
Libro de Inventarios
·
Libro
Copiador de Cartas.
Se trata de una exigencia mínima aplicable a todos los
comerciantes, cualquiera sea la importancia de su empresa.
No se toma en consideración que la exigencia de tres
libros puede ser
excesiva para pequeños comerciantes e insuficiente para grandes empresas.
Tampoco se prevé la posibilidad de utilizar simultáneamente varios juegos
de libros en el caso de empresas que poseen
varios locales situados en distintos lugares.
El Libro Diario
El uso del Libro Diario está
reglamentado en el artículo 56:
"En el Libro Diario se asentará, día por día y
según el orden en que se vayan efectuando,
todas las operaciones que haga el comerciante; letras y otros cualesquiera
papeles de crédito que diere, recibiere, afianzare o endosare, y, en
general, todo cuanto recibiere o entregare, de su cuenta o de la ajena, por
cualquier título que fuera, de modo que cada partida manifieste quién sea el
acreedor y quién el deudor en la negociación a que se refiere".
Como
vemos, se trata de un libro en que las operaciones son anotadas una a una, en
forma separada y en orden cronológico. No se puede realizar asientos globales,
o sea, abarcar
en un solo asiento las operaciones de un día o de un mes. Sobre este punto están
admitidas tres excepciones:
a)
Las
partidas de gastos domésticos pueden ser asentadas en forma global en
la fecha en que salieron de caja (artículo 56).
b)
"Si
el comerciante lleva Libro de Caja, no es necesario que asiente en el Diario
los pagos verificados. En
tal caso, el Libro de Caja se considera parte
integrante del Diario"
(artículo 57).
c)
"Los
comerciantes por menor deberán asentar día a día, en el Libro Diario,
la suma total de las ventas
al contado y, por separado, la suma total de las
ventas al fiado" (artículo 58).
En síntesis: el comerciante puede realizar una
registración global de los gastos menores, sin necesidad de discriminarlos y, si lleva Libro de Caja, puede
hacer registraciones
globales de ingresos y gastos.
Libro de Inventarios
Los artículos 59, 60 y 61 se
refieren al Libro de Inventarios.
"El Libro de Inventarios se abrirá con la
descripción exacta del dinero, bienes
muebles y raíces, créditos y otras cualesquiera especies de valores que formen el capital del comerciante al tiempo de
empezar su giro" (artículo 59).
Este artículo menciona el inventario inicial del
comercio -que se realiza al
comienzo del giro-, con la
descripción exacta de los bienes, derechos y obligaciones, sus características y sus valores.
En el Libro de Inventarios debe figurar también el balance de cada
ejercicio. Así lo establece el inciso 2 del
mencionado artículo 59:
"Después formará todo comerciante, en los tres primeros meses de cada año, y extenderá en el mismo libro, el
balance general de su giro, comprendiendo
en él todos sus bienes, créditos y acciones, así como todas sus deudas y obligaciones pendientes en la
fecha del balance, sin reserva ni
omisión alguna".
Es importante notar que, mientras el inventario propiamente dicho consiste
en una descripción valorada, el
balance configura una comparación entre el activo y el pasivo que permite conocer los resultados de la empresa. Al
final del artículo se indica que tanto los inventarios como los balancees han de ser firmados en el mismo libro.
El artículo 62 del Código de comercio permitía a los comerciantes por menor
efectuar un balance cada tres años pero
la Ley 5.548 del 29 de diciembre de 1916, en su artículo 6, deroga esa disposición e impone la obligación del balance anual para todo comerciante, sin ninguna distinción.
El Libro Copiador de Cartas
Las normas que rigen su uso
están en los artículos 63 y 64 del Código de Comercio. No es un libro de contabilidad, en sentido
estricto, sino un registro de la
correspondencia que el comerciante remite a las personas con quienes
mantiene relaciones comerciales.
El artículo 63 señala que
"En el Libro Copiador se trasladarán íntegramente
y a la letra todas las cartas que escribieren relativas a su comercio".
El artículo 64 aclara que las cartas deben ser copiadas por el orden de sus
fechas y en el idioma en que hayan sido
escritos los originales.
Las cartas que el comerciante recibe deben ser conservadas en legajos y en
buen orden. En el dorso de cada carta
debe figurar la fecha en que fue contestada o la constancia de que no se le dio contestación (artículo 63).
Libros Auxiliares
El Código de Comercio, en su
artículo 57, sólo se refiere a uno de estos libros: el de Caja.
Sin embargo, la práctica
contable impone la tenencia de otros libros necesarios para una contabilidad correcta.
La cantidad de libros
auxiliares se determina de acuerdo con el volumen y necesidades de cada
empresa.
Merece particular mención un libro muy usado y no
señalado en el Código: el Libro Mayor.
Hemos visto que, en el Libro
Diario, las anotaciones son sucesivas y cronológicas.
En el Libro Mayor, en cambio, las anotaciones se
agrupan sistemáticamente en cuentas separadas, individualizadas por el nombre del titular o por el objeto o
materia a que se refieren.
Esta práctica permite
conocer, en cualquier momento, el estado de muchos de los elementos que componen el patrimonio de la
empresa.
Los Libros Auxiliares deben ser llevados con las mismas formalidades que
los libros obligatorios para que tengan
el mismo valor probatorio que ellos.
Una acotación final. Para el buen manejo contable de una empresa, el Libro
Mayor es mucho más importante que el
Libro Copiador.
¿Por qué, entonces, el legislador no menciona al Mayor y exige
explícitamente el Copiador?
Se da esta explicación: el legislador no impuso la
obligación del Libro Mayor porque las cuentas que lo componen se pueden reconstruir a partir del Libro Diario.
Sin embargo, en la práctica, el Copiador
de Cartas -legalmente obligatorio- es considerado como un mero auxiliar,
mientras que el Libro Mayor -omitido en la ley- constituye, con el Diario y el de Inventarios, el grupo de los llamados libros
principales.
Así que el libro Diario y el Mayor son los libros principales utilizados en la
contabilidad
Formalidades de los libros
La primera exigencia se encuentra en el artículo 65 del Código de Comercio:
los tres libros obligatorios deben estar encuadernados,
forrados y foliados.
Con esta
exigencia se pretende lograr que los libros
mantengan siempre su misma estructura material, para defender y conservar la fidelidad de las
anotaciones.
El mismo artículo establece que estos libros deben ser presentados ante el
Juzgado Letrado de Comercio.
La Ley 11.462, del 8 de julio de 1950, deroga esa disposición y ordena que los libros deben ser presentados ante el Registro Público de Comercio, el cual anota el número de fojas, el nombre del comerciante y
la fecha en que hace su intervención.
Los libros no pueden ser utilizados sin esta certificación inicial, pero no
hay obligación de efectuar certificaciones cuando se clausura la contabilidad
de un comercio. Esta disposición fue luego modificada por el Decreto 540/991.
El artículo 44 establece que los libros deben ser
llevados en idioma español.
Prohibiciones
El artículo 66 señala expresamente algunas prohibiciones relacionadas con
el manejo de los libros:
1)
" Alterar en los
asientos el orden progresivo de las fechas y operaciones con que
deben hacerse, según lo prescripto en el artículo 56;
2)
Dejar blancos ni huecos,
pues todas sus partidas se han de suceder
unas a otras, sin que entre ellas quede lugar para intercalaciones ni
adiciones;
3)
Hacer interlineaciones, raspaduras ni enmiendas, sino
que todas las
equivocaciones y omisiones que se cometan,
se han de salvar por
medio de un nuevo asiento, hecho en
la fecha en que se advierta la
omisión o error;
4)
Tachar asiento alguno;
5)
Mutilar alguna parte del
libro, arrancar alguna hoja o alterar la
encuadernación y foliación".
Con ello se pretende evitar
que los asientos de los libros sean modificados en fecha posterior a la de su
escrituración obedeciendo las conveniencias del comerciante.
De acuerdo con el artículo 67, los libros (principales y auxiliares) que
carezcan de alguna de las formalidades previstas en el artículo 65, carecen de valor
probatorio en juicio.
El artículo 68 establece que el comerciante que omita en su contabilidad
alguno de los libros declarados
indispensables por el artículo 55, o que los oculte en caso de decretarse exhibición, será juzgado, en la
controversia que diere lugar a la providencia de exhibición, por los asientos de los libros de su adversario.
Conservación de los libros
Terminado el giro comercial,
los comerciantes están obligados a conservar sus libros por un lapso de veinte años, contados desde el cese de su giro (artículo 80).
El artículo 44, en el inciso 3, complementa esta disposición ya
que de él se deduce la obligación de conservar también la correspondencia que tenga relación con el giro del
comerciante.
Los recibos y demás documentos que justifican el pago
de deudas, o el cumplimiento de obligaciones que puedan ser exigidas mediante
acción personal, deben conservarse durante 20 años, ya que en ese plazo
prescriben.
En la siguiente tabla se resumen los años que debe
conservarse la diferente documentación:
Adecuación
de las normas legales a la realidad
Dado que cada vez es mayor el número de empresas que utilizan medios
informáticos para llevar sus registros contables, fue necesario adecuar a la
actual situación lo establecido en el artículo 55 del Código de Comercio con
referencia a los Libros Obligatorios, lo cual fue recogido en el Decreto 540/91
que se transcribe a continuación
Decreto
540/91
Según
lo dispuesto por el artículo
91 de la Ley 16.060 del 4 de setiembre de 1989.
Resulta imprescindible
adecuar las normas legales a la realidad en materia de registros contables y
libros de comercio, asegurando al mismo tiempo la eficacia probatoria y demás
efectos legales de la teneduría regular de libros, de conformidad con la ley
comercial.
Artículo 1º) Las
Sociedades Comerciales podrán reemplazar los libros Diario e Inventario previstos
por el artículo 55 del Código de Comercio, por hojas móviles pre o post
numeradas correlativamente.
Autorizase el empleo de fichas microfilmadas que contendrán las hojas
móviles referidas en el inciso anterior.
Artículo 2º) En los casos previstos en el inciso 1a del artículo anterior,
una vez realizadas las registraciones,
las Sociedades Comerciales presentarán ante e! Registro Público de
Comercio, a efectos de su intervención, las hojas móviles referidas, encuadernadas
en piezas que contendrán mil folios como
máximo.
Artículo 3º) La
intervención del Registro Público de Comercio quedará formalizada en el último
folio encuadernado, el cual deberá contener los siguientes datos: denominación
de la sociedad, nombre del libro, cantidad de folios y numeración de los
mismos, lugar y fecha de presentación ante el Registro Público de Comercio.
Si se utilizaren las fichas
microfilmadas referidas en el artículo 1º, la intervención del
Registro Público de Comercio será por sistema de perforación en cada una de
ellas, indicando la fecha de la misma.
Artículo 4º) La presentación de los documentos ante el Registro Público de Comercio
para su intervención, deberá realizarse por
lo menos una vez al año, en el menor de los plazos siguientes: dentro de
los treinta días siguientes a la aprobación de los estados contables por parte
de los socios o accionistas de conformidad con lo dispuesto por el artículo 97
de la ley 16.060 de 4 de setiembre de 1989, o dentro de los doscientos diez
días siguientes al cierre del ejercicio social.
Si la presentación se
realizara vencido el plazo que corresponda, se presumirá que se terminaron de
elaborar los registros contables del período que se presenta, en la fecha
establecida por la intervención del Registro Público de Comercio.
Artículo 5º) Las Sociedades Comerciales podrán
igualmente sustituir el libro Copiador de Cartas por la conservación y archivo
de la correspondencia enviada, en orden progresivo de fecha, con ¡guales requisitos
de intervención que los previstos en los artículos anteriores para las hojas
móviles pre o post numeradas correlativamente.
Artículo 6º) Los asientos contenidos en las hojas móviles numeradas correlativamente,
así como la conservación y archivo de la correspondencia enviada en orden
progresivo de fechas, en la medida que hayan sido intervenidos por el Registro
Público de Comercio, de conformidad con lo dispuesto por los artículos que
anteceden, tendrán la misma eficacia
probatoria que los libros de comercio y los demás efectos de la teneduría
regular de libros, de conformidad con las disposiciones del Código de Comercio.
