Comprobantes relacionados con los hechos económicos
El proceso contable se inicia con la captación de datos por medio de
comprobantes, cada registración contable (asiento) está respaldada por un
comprobante.
Los COMPROBANTES son la fuente de las registraciones
contables.
Por cada hecho económico
o hecho administrativo que
se realiza en
la empresa, se
emite un comprobante.
Estos comprobantes pueden tener origen interno en la empresa (por ejemplo un vale de caja por adelantos de
sueldos, una solicitud de materias primas de un departamento de producción al
depósito) o pueden ser externos:
provenir de fuera de la empresa hacia dentro de ella (ejemplo un recibo por el
pago de una deuda a un proveedor) o viceversa: se originan en la empresa y está
dirigida hacia afuera de ella (ejemplo: una factura que emitimos a un cliente).
Es decir toda vez que se produce un hecho que modifica
cualitativamente o cuantitativamente el patrimonio de la empresa, se debe
confeccionar un documento que se
extiende en forma escrita, en el que se deja constancia que se ha
realizado una determinada operación comercial.
Requisitos de los
comprobantes: son documentos
formales y en su confección se deben respetar
determinadas normas dispuestas
por la ley o por
las prácticas comerciales.
Funciones de los comprobantes: los
comprobantes o documentos comerciales cumplen en la organización de la empresa
diversas funciones:
• Función contable: los comprobantes son
un elemento fundamental para contabilizar las operaciones y por ello, son la
fuente de datos para la registración contable.
• Función de control: El comprobante es
un elemento para el control
posterior de las registraciones efectuadas y para la comprobación de los
asientos de contabilidad. Para facilitar
las tareas de control los comprobantes se deben archivar por orden cronológico,
lo más corriente es archivarlos por orden de los asientos.
• Función
jurídica: El Código
de Comercio en
dos de sus
artículos se refiere
a las formalidades que deben
cumplir los libros (punto 3.1.2) para que tengan valor probatorio en juicios.
Las registraciones deben estar respaldadas por comprobantes y éstos, a su vez,
servirán como prueba si cumplen con los requisitos formales
• Función impositiva: Los comprobantes
sirven al comerciante para probar la veracidad de las declaraciones juradas y permiten a los
fiscalizadores controlar la exactitud de los montos imponibles de los
impuestos.
CONSERVACION Y ARCHIVO
El Código de Comercio establece que los comerciantes tienen la
obligación de conservar los libros de
contabilidad por un lapso de 20 años
una vez finalizada sus actividades.
Esta obligación alcanza a los sucesores en caso de fallecimiento.
Pero con respecto a los comprobantes no dice nada.
Ante este silencio se aplican las disposiciones del Código
Tributario, que rige en materia impositiva.
Las disposiciones dictadas
por la DGI determinan que los
comerciantes deben conservar los comprobantes durante un lapso de cinco a diez
años.
Este plazo está referido al período de tiempo en el cual prescriben los impuestos.
La prescripción es una figura legal que establece que el Estado
pierde los derechos a cobrar el impuesto sino lo hizo en dicho plazo de cinco a
diez años.
Hablamos de cinco años (a contar de la fecha en que deben pagarse)
si el obligado presentó sus declaraciones juradas, sino lo hizo, el plazo es de
diez años.
Los documentos tienen que ser conservados cronológicamente y
guardados en lugares donde puedan ser consultados en cualquier momento.
En cuanto a la forma de archivar hay varios métodos:
1. el archivo
directo,
2. el scanner a
través del computador y
3. la reducción
fotográfica
REQUISITOS
Existen una serie de requisitos impuestos por la legislación vigente
en cuanto a la forma e información que deben contener los diferentes comprobantes que sirven de
documentación respaldatoria de las operaciones comerciales. Algunos son requisitos generales para toda
documentación legal de la empresa, y otros son específicos según el tipo de
documento que se trate. La falta de
cumplimiento de las formalidades priva de eficacia a los comprobantes
El detalle de las formalidades de los comprobantes fiscales se
desarrollará con mucho más detalle en la materia Bases Documentales.
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